Att få den interna kommunikationen att stämma överens med den externa innebär helt enkelt att se till att den berättelse som ni förmedlar inom företaget matchar den som ni förmedlar till resten av världen. Hemsidan, broschyrerna, försäljningspresentationerna och annat marknadsföringsmaterial representerar bara varumärket på ytan. Resten kommer från medarbetarna.

Hur? Från hur de pratar om företaget. Hur de beskriver era värderingar. Hur de besvarar frågor i vardagen.

Men när interna och externa budskap inte stämmer överens blir kunderna förvirrade. I ena stunden läser de en sak och i nästa hör de något annat. Och här är problemet: förvirring underminerar förtroendet.

Och när det inte finns något förtroende … vem vill göra inköp från eller samarbeta med någon som de inte litar på? Ingen. Det är därför överensstämmelse mellan den interna och den externa kommunikationen är så viktigt.

Hur tar man då reda på om den interna och externa kommunikationen matchar? Vi har lösningen – en snabb självgranskning som du kan göra på egen hand här 👇

1. Välj ut 3–5 kollegor från försäljningen och/eller supporten.
2. Ställ följande frågor till dem:
   • ”Vad frågar kunderna om nu som de inte gjorde för sex månader sedan?”
   • ”Vilka fördelar eller funktioner får kunderna att reagera positivt?”
   • ”Vilka invändningar förekommer oftast – och hur svarar du på dem?”
3. Skriv ned vad de säger.

LÖPANDE ÖVERENSTÄMMELSE

Övning 4: Skapa en gemensam lathund för ert budskap

En gemensam lathund för ert budskap är rätt väg att gå för att säkerställa att alla är på samma våglängd internt. Men vänta en sekund innan du avfärdar lösningen – och antar att den involverar lååånga och tråkiga varumärkesdokument. För det gör den inte!

En lathund för ert budskap är ett enkelt verktyg som teamet kan använda varje dag för att fortsätta vara konsekventa. Det är kortfattat och rakt på sak för att säkerställa att det faktiskt är användbart för teamet.

Här är några förslag på innehåll i lathunden:

• ett kärnbudskap som består av en enda mening
• en kort hisspitch
• de 3–5 fördelar som är viktigast för kunderna
• en enkel termlista
• uppdaterade formuleringar för produkter, tjänster eller lösningar.

Dela lathunden med hela teamet och ta 5 minuter för att gå igenom den under ett möte. Lathunden hjälper alla att beskriva organisationen på samma sätt – utan att ge dem ett exakt manus att hålla sig till eller begränsa dem.

Tips för att se till att lathunden verkligen används:

• Gör den max en sida lång.
• Placera den där alla kan se den (inte begravd i mappar).
• Uppdatera den varje gång ni uppdaterar ert material eller era prioriteringar.
• Använd den vid onboarding av nya kollegor.

Övning 5: Infoga löpande överensstämmelse i det månatliga arbetsflödet

Det här steget kan göra all skillnad i världen (så hoppa inte över det). Det är här ni förvandlar ett engångsprojekt till löpande överensstämmelse. Och det gör ert arbete med att säkra överensstämmelse så mycket enklare.

Inför dessa enkla månatliga rutiner:

• Lägg till en 5 minuters ”budskapssynkronisering” i teammötena.
• Be teamen att flagga skillnader när de upptäcker dem.
• Fråga försäljningen en gång per månad: ”Vad har kunderna sagt senaste tiden?”
• Uppdatera kollegorna när marknadsföringsmaterialet ändras.
• Granska ett material varje månad istället för att vänta ett år.

Dessa mikrorutiner förhindrar att små glidningar blir till stora inkonsekvenser – och besparar er massor av arbete längre fram.

Börja stärka varumärket från insidan

Så går det till. Praktiska tips för att få ordning på torpet (så att säga) och få den interna och externa kommunikationen att matcha.

När ni väl har gjort detta till en del av er rutin, kommer ni att inse hur enkelt det är att skapa överensstämmelse. Ni måste bara se till att den berättelse som ni förmedlar internt matchar den som ni förmedlar externt. Och när teamet och ert material förstärker samma budskap, känner kunderna det.

Och ja, då växer förtroendet snabbare.